Aprenda a controlar o estoque, aumentar o fluxo de caixa e a lucratividade  

A rotina de um supermercado é intensa e todos os dias entram e saem muitas mercadorias, o giro é bastante alto. O estoque é um dos pontos primordiais a receber a devida atenção caso o objetivo seja crescer e ter lucro. Portanto, garantir a boa gestão desta área pode representar o ponto de equilíbrio entre o lucro e o prejuízo do seu negócio.

Não existe uma fórmula simples para alcançar o sucesso desejado quando o assunto é gerenciamento e controle de estoque, mas de uma coisa é certa: você precisa ter visão estratégica e acreditar no poder do planejamento. E precisa conhecer muito o comportamento do supermercado no qual você é o responsável pela gestão.

Desmistificando conceitos

Sabe aquela velha história “sempre foi feito dessa forma e vou continuar fazendo igual?”, não se aplica ao varejo na atualidade. E são vários os motivos, o principal deles é a constante mudança nos hábitos dos consumidores que não compram mais como o faziam há 10 anos, por exemplo.

Portanto, se a sua gestão é “engessada” e pouco aberta às mudanças, você precisa repensar se realmente está disposto a correr esse risco, deixar a concorrência ganhar espaço e os seus clientes perderem o interesse.

Seja um bom administrador

Você precisa ter em mente que uma boa administração do estoque envolve o entendimento das vendas e também a boa relação com os fornecedores, algo fundamental e que vamos falar mais adiante.

Checagem constante, cuidado com o excesso e com a falta, evitar o desperdício e as perdas em geral, manter a qualidade do produto. Todas essas questões devem ser controladas à risca e por mais que você entenda a importância, é bem provável que no dia a dia precisa de ajuda para lidar com diversas situações.

Portanto, esse material tem como objetivo ajudar a profissionalizar a sua gestão de estoque, tornando-a mais eficiente e rentável para o negócio. Ter indicadores precisos em mãos sempre que precisar, fará de você alguém com visão estratégica para conseguir aumentar os lucros ou até mesmo, ampliar o negócio.

Como encontrar o equilíbrio para manter o estoque ideal, aumentando o fluxo de caixa e a lucratividade?

Confira 10 dicas para conquistar esses objetivos:

1. Inventário

Tudo o que entra e sai no seu depósito precisa ser controlado através de checagem e registros confiáveis. Essa é a regra para garantir que nenhum prejuízo aconteça ao seu negócio. Lembre-se: o estoque costuma representar um grande percentual dos ativos do supermercado. Em outras palavras: estoque é dinheiro!

Então é aqui que entra a importância do inventário, que nada mais é que um processo que executa a conferência da movimentação do estoque.

Importância:

Você sabia que um dos grandes problemas enfrentados pelo supermercado é a ruptura nas gôndolas? E que na maior parte dos casos o produto consta no estoque ou depósito, mas seu abastecimento não está ocorrendo como deveria?  Para garantir a acuracidade de estoque (quando os números entre estoque real e estoque lógico – aquele registrado no sistema, batem), as informações precisam ser compatíveis, sem qualquer divergência.

Já vimos então que o inventário tem como principal objetivo manter o equilíbrio entre a quantidade real de produtos estocados e o que está registrado no sistema.

Além disso, essa ação permite prever com antecedência quando os produtos acabarão para que novo pedido seja realizado, e também para ter noção se alguma mercadoria está com excesso.

É fundamental para saber exatamente a quantidade de cada item existente. Ter tempo hábil para planejar as compras e a transferência do depósito para as lojas é fundamental para evitar possíveis prejuízos.

Periodicidade  

Dependendo do tamanho do supermercado, o inventário é realizado uma vez por ano ou até mesmo em períodos mais longos, uma vez que costuma ser uma atividade bastante trabalhosa.

Devido à sua importância, no entanto, especialistas recomendam que ao invés de encurtar esse tempo de realização, seja feito uma verificação periódica, mas somente de alguns itens pelo método de amostragem. Com isso, a chance de que os possíveis problemas sejam detectados mais rapidamente aumentam muito.

A rotina de inventários periódicos por setor ou área costuma ser eficiente e muito mais viável do que checar o depósito inteiro, trazendo mais visão para os gestores que terão muito mais controle físico e financeiro das mercadorias que entram e saem.

Quando o acompanhamento é mais frequente, a identificação dos problemas e falhas costuma ser bem mais rápida permitindo à gestão encontrar soluções antes que o problema tome proporções maiores interferindo diretamente nas vendas.

2. Compra em excesso

Como pudemos verificar, a falta de produtos é um dos grandes receios de quem trabalha com o varejo. E é justamente esse receio que leva os gestores a um outro possível problema: o excesso de mercadorias.

O estoque é considerado o “coração” do negócio, pois é dali que pulsa toda a energia que garantirá a vida do supermercado.

Possíveis problemas

Alguns fatores podem ajudar a identificar o motivo de você estar com o estoque acima do necessário.

• O seu fornecedor não faz visitas frequentes?
• Acabou sendo influenciado por uma boa proposta de preço e comprou por impulso?
• Não possui muita experiência em gerenciamento de estoque e está enfrentando dificuldade para lidar com os números?
• O seu sistema de gestão não dá atenção devida ao estoque ou os dados apresentados são de difícil interpretação?
• Você não realiza inventários com frequência?

Responder a estas perguntas ajudará a ter um diagnóstico da situação. Além de comprometer o espaço físico do depósito, desmonetizar a empresa ao paralisar o capital de giro e complicar a situação para quem precisa realizar os inventários, o excesso de estoque traz um outro grande risco: perda de produtos por manuseio e prazo de validade.

Atenção especial às questões financeiras

O estoque parado no depósito costuma significar baixa liquidez do negócio. O dinheiro que foi investido na compra do estoque precisa ser convertido em faturamento. Inclusive para que os fornecedores sejam devidamente pagos. Ou seja, a venda para o consumidor final precisa acontecer e quando não há o retorno esperado, as dívidas aparecem. Manter a liquidez é a alma do negócio.

Um estoque muito grande exige bastante manutenção, que por sua vez também é sinônimo de custos. Os investimentos em estrutura física e com a equipe que cuida do local são intensos, principalmente quando há mercadorias que exigem armazenamento especial. Quando o excesso é muito grande, as chances de perdas de produtos também são grandes e isso representa prejuízo.

3. Giro dos produtos

Você conhece bem o comportamento dos produtos que são vendidos no supermercado? Consegue medir o giro e saber como está o desempenho? Para saber se os seus números estão saudáveis, alguns cálculos são necessários.

O giro do seu estoque pode ser avaliado pelo número de vezes em que o supermercado vende e substitui as mercadorias em um período determinado.

Rotatividade

Ao ter acesso a indicadores que mostrem como está a rotatividade de determinado produto, você tem condições de realizar ações para melhorar as vendas. Pode realizar promoções, por exemplo.

Além disso, é um número importante para a área de Compras que saberá como agir em relação aos pedidos futuros.  Produto parado é dinheiro que deixa de ser utilizado para outros importantes investimentos.

4. Dê adeus à ruptura

Para o cliente não há nada mais frustrante que não encontrar o que procura na prateleira. E acredite: uma boa gestão do estoque é essencial para reduzir o índice de vendas não realizadas resultando em menor prejuízo e maior lucratividade.

Na rotina do supermercado existem dois tipos de ruptura: operacional e comercial, ambas significando estoque zero.   Estima-se que o índice de ruptura do segmento fique na média de 10% um percentual bem alto e impactante.

⇒ Operacional – quando o produto não chega na gôndola, mas consta no estoque. Pode ser ocasionado por equívocos no registro do estoque, erros no inventário, transferências que não foram realizadas devidamente ou outras questões operacionais.

⇒ Comercial – quando o produto falta porque o estoque chegou a zero. Geralmente acontece por  deficiência no gerenciamento dos fornecedores como negociações que tornaram-se longas demais ou atraso nas entregas.

A única maneira de reduzir o índice de ruptura é tendo um controle maior dos níveis de estoque, entendendo o comportamento do consumidor e do supermercado e planejando tudo com antecedência e eficiência.

5. Conheça bem a sua demanda

Você precisa conhecer profundamente os hábitos de consumo do seu público. E precisa entender que muitas vezes esses hábitos se modificam e é preciso estar atento. Caso o seu supermercado possua lojas em outras cidades ou bairros diferentes, o desafio é ainda maior, mas não impossível.

Conhecer bem o seu público ajudará no abastecimento ideal de cada loja, no planejamento de compras e realização de promoções.

A demanda irá guiar os processos de compras às demais operações o que ajudará a manter o estoque sempre em dia.

Sazonalidade

Durante o ano as vendas no supermercado são marcadas por altos e baixos. Natal, Páscoa, Dia das Mães, Dia dos Pais, feriados importantes ou prolongados, eventos típicos e estações do ano são apenas alguns dos exemplos de datas que interferem, de forma positiva, nas vendas dos supermercados.

Em contrapartida, alguns acontecimentos específicos como secas, enchentes e greves podem significar queda drástica no faturamento.

Como você costuma se preparar para estas datas? Com o devido planejamento o seu supermercado poderá lucrar muito com ações específicas e direcionadas aos consumidores.  Algumas dicas:

• Reforçar o estoque
• Contratar mais pessoas
• Investir em decoração e treinamento de pessoal
• Realizar promoções atrativas
• Melhorar a negociação com os fornecedores garantindo que eles entregarão no prazo
• Permanecer em estado de alerta quanto ao comportamento do consumidor para agir rápido.

Fique atento: se mesmo após uma grande promoção, por exemplo, o seu estoque ainda continuar cheio, é sinal de que algo no planejamento falhou.

6. Mantenha o estoque organizado

Um estoque bem organizado com um layout funcional ajuda na boa movimentação das mercadorias.  Uma das orientações mais importantes para manter o local em dia é separar as áreas com base nas categorias.

A partir disso, a organização deve seguir de forma estratégica, ou seja, facilitando o acesso dos responsáveis pelo abastecimento. Os produtos com maior saída devem ficar mais acessíveis e perto da área de expedição enquanto os menos vendidos, automaticamente, podem ficar em áreas mais distantes. Tudo o que estiver em paletes ou fardos podem ficar em alturas maiores já que estes produtos costumam ser fracionados e podem ser acessados com o uso de empilhadeiras.

• Armazenamento
  Na hora de criar o layout do depósito ou Centro de Distribuição, a principal lógica é separar os itens por categorias semelhantes facilitando muito na hora da movimentação (entrada e saída) e separação. Essa ação simples tornará a rotina muito mais prática. Outra dica é pensar no layout de acordo com o tamanho dos produtos e quantidades que serão estocadas. Não é indicado, por exemplo, deixar uma área grande destinada a diversos itens pequenos. Atenção também aos itens que necessitam de armazenagem especial como alimentos e cosméticos, por exemplo, que dependem de temperatura e iluminação especiais.
• Limpeza e organização
  Manter os produtos em seus devidos lugares é essencial para que a rotina do estoque seja produtiva. Assim ficará fácil encontrar o que você procura. A limpeza também é requisito essencial e deve acontecer com frequência para garantir a qualidade e segurança do que está armazenado. Poeira em excesso ou sujeiras em geral podem invalidar os produtos ou atrair pragas que danificarão o estoque. Quanto mais organizado estiver o lugar, mais espaço você cria gerando uma boa movimentação e o maior aproveitamento dele. A organização também colabora com a produtividade dos funcionários responsáveis por essa área e com o menor índice de avarias, gerando redução de custos para o negócio.
   
• Picking
  Comum na rotina de quem trabalha nos depósitos de supermercado, essa expressão é utilizada para definir uma ação bem comum do dia a dia: a separação dos produtos que serão enviados para a reposição das gôndolas das lojas. Através do picking as equipes separam os produtos que serão enviados à expedição, conferência e preparo para o transporte final. Dependendo do tamanho e da organização do estoque o picking pode ser realizado de diversas formas: por zona, lote ou outras modalidades.  Por isso, otimizar o picking é sinônimo de ganho de tempo e dinheiro.

7. Garanta o bom relacionamento com os fornecedores

De nada adianta realizar um controle rigoroso do seu estoque se o fornecedor não entrega as mercadorias na data prometida.

Além disso, você deve se certificar que a área de recebimento das mercadorias esteja funcionando perfeitamente, de forma profissional e séria.

• Como você cuida dessa área?
• Os agendamentos das entregas são feitos de forma manual, por telefone ou você possui um sistema que faz todo esse controle?
• Os seus fornecedores sempre entregam o pedido completo na data combinada?

Atualmente diversas ferramentas são oferecidas no mercado por valores bastante viáveis, porém, é preciso observar se o que o sistema de agendamento é realmente eficiente. Verifique se a ferramenta permite a geração de relatórios, conferência antecipada das notas fiscais –  algo que agiliza muito o processo de recebimento e dá tempo para o gestor reorganizar seus pedidos de acordo com a necessidade -, e se oferece uma visão ampla e detalhada de todos os agendamentos realizados.

Procure parceiros quer realizem um trabalho sério, permitindo que você faça pedidos menores porém com maior frequência. E tenha sempre outras possibilidades “na manga” para ter tempo hábil para encontrar outro fornecedor caso ocorra algum problema com o principal. Relação de dependência com o fornecedor pode não ser saudável.

 Negociações

Uma boa negociação pode significar redução de custos e aumento da margem de lucro. Aqui, mais uma vez, o bom relacionamento com o fornecedor pode ser essencial uma vez que conhecer bem as práticas do setor pode levar você a encontrar profissionais que cobram menos pelos produtos de qualidade que você procura.  Em muitos casos as negociações levam mais tempo do que deveriam, ameaçando faltar produtos nas lojas, por isso, é muito importante que as áreas de Controle de Estoque e Compras estejam integradas para que isso seja evitado.

8. Como anda sua logística?

A logística é um setor vital para o supermercado. E quando ela é realizada de forma eficiente e integrada, os ganhos costumam ser altos. Por menor que seja o seu negócio, o seu estoque envolverá áreas como: recebimento, estocagem, separação, embalagem, carregamento, expedição e inventário. Sendo assim, a logística deve fazer a integração de todos os processos que envolvem a cadeia de suprimentos: da compra e armazenagem dos produtos, à venda final.

Além de otimizar a cadeia de suprimentos, a logística deve ajudar a minimizar os custos gerando valor para o negócio sempre atenta a três processos básicos:  Abastecimento,  Processo e Distribuição.

Depois que o produto chegou ao seu estoque, como você organiza a separação e a entrega nas lojas?

Em casos de Centros de Distribuições (CD) a própria localização já tende a ser estratégica, perto de rodovias que facilitam o escoamento das cargas e a circulação dos fornecedores que vêm realizar as entregas. A centralização do estoque facilita a armazenagem e distribuição para a lojas.

A localização e o fato de costumar ter espaço suficiente para uma boa armazenagem são motivos que agilizam a movimentação dos produtos trazendo eficiência no processo e ótimos resultados.

De todas as atividades sob a responsabilidade da logística, o recebimento das mercadorias e a movimentação ganham destaque. O sucesso da gestão será medido pela eficiência em processos como conferência dos produtos, emissão de notas fiscais, registros nos sistemas – e na mobilização dos itens para os devidos destinos.  Um bom planejamento operacional de logística, representa ganho de tempo e de dinheiro.

9. Tenha um sistema de gestão eficiente

Você tem acesso fácil a indicadores como histórico de vendas, giro dos produtos, sazonalidade, agenda de fornecedores e comportamento de SKUs? Consegue esses números com poucos cliques e em apenas uma ferramenta ou precisa acessar diversos sistemas?

Há algum tempo a tecnologia voltada para os supermercados tem se desenvolvido a ponto de fornecer muitos dados importantes para a gestão do negócio.

O seu sistema de gestão (ERP) deve integrar a maior número de setores possíveis para que as informações sejam processadas de maneira uniforme e apresente dados confiáveis. Contabilidade, Financeiro, Fiscal, Compras, Estoque, Custo, Faturamento, entre outros. Isso é essencial para reduzir os erros na gestão e aumentar a produtividade. A principal vantagem do ERP está no fato de concentrar todas as informações do negócio em uma única plataforma, facilitando o acesso a dados e números estratégicos. Assim, o gestor pode facilmente administrar as contas a pagar e receber, monitorar as vendas e ver como estão os pedidos de compras e entregas de mercadorias, por exemplo, sem ter que acessar vários sistemas diferentes.  Um bom ERP deve permitir fácil integração com outros sistemas que você precise utilizar em sua gestão sem que isso represente aumento de custos para o negócio.

Indo um pouco mais além, os sistemas que utilizam a inteligência artificial, conhecidos como DRP  (Planejamento das Necessidades de Distribuição) têm o “poder” de entender o supermercado com base nos dados do passado para poder prever um cenário em relação ao futuro. E estão cada vez mais disponíveis e acessíveis. Principalmente para o gerenciamento de estoque, a inteligência artificial pode ser visa como um bom investimento para permitir que o gestor possa realocar os investimentos que seriam direcionados ao trabalho manual, além de outros benefícios como:

• Informações centralizadas
• Redução de retrabalho
• Aumento de produtividade
• Acesso a dados mais confiáveis
• Redução nos índices de ruptura
• Redução no excesso de estoque
• Previsão de demanda futura

10. Consultoria profissional pode ajudar

Você tem as ferramentas adequadas, procura manter o estoque em dia, investe em treinamentos e mesmo assim os seus números não são como você espera. Talvez seja a hora de admitir que as demandas mudam com uma frequência muito grande e a gestão de um supermercado é realmente desafiadora. Sozinho você terá mais dificuldades para alcançar as tão sonhadas metas

Investir em uma consultoria especializada pode ser algo mais acessível do que você imagina. O primeiro passo é pesquisar empresas e profissionais sérios que já atuem no mercado há um certo tempo. De preferência àquelas que você já tenha boas referências.

Às vezes o nome “consultoria” assusta por parecer que será um trabalho muito caro. Vale a pena quebrar esse preconceito e procurar, ao menos, uma conversa com uma empresa ou profissional renomado. Procure saber qual será o valor do retorno que você terá ao adaptar os trabalhos e demandas e assim, verá se vale a pena investir na consultoria.

Geralmente esse tipo de trabalho oferece soluções específica para cada problema detectado após a realização de um diagnóstico detalhado.  Como principais resultados você deve esperar:

• Aumento de vendas e da lucratividade
• Maior organização nos processos
• Aumento de produtividade
• Readequação da equipe
• Reestruturação financeira
• Entre outros

Deseja aprofundar o seu conhecimento sobre gestão de supermercados?

Aproveite para acessar nossos conteúdos sobre o assunto